Panel nástrojů
Panel nástrojů vám pomáhá zpracovávat více požadavků najednou – rychle, přehledně a bez zbytečného proklikávání. Místo toho, abyste otevírali jednotlivé záznamy jeden po druhém, stačí je označit a zvolit požadovanou akci přímo z panelu.
Tímto způsobem snadno posunete požadavky ve workflow, změníte jejich prioritu nebo je exportujete do Excelu – vše na pár kliknutí a na jednom místě. Panel výrazně urychluje práci, pomáhá udržet přehled a minimalizuje počet kliknutí.
Panel se zobrazí automaticky, jakmile vyberete jeden nebo více požadavků pomocí zaškrtávacích políček v levé části tabulky. Nabídka dostupných akcí závisí na vašich oprávněních i aktuálním stavu požadavků.
Dostupné akce
Workflow
Rychlé uzavření denní agendy
Na konci dne je potřeba přesunout všechny nově přijaté objednávky k odsouhlasení. Místo ručního otevření každého požadavku zvlášť označte všechny relevantní položky a pomocí hromadné akce je jedním kliknutím posuňte do dalšího kroku procesu. Zpracování tak zabere jen pár vteřin, bez zbytečného přepínání mezi jednotlivými záznamy. Ideální postup, pokud je potřeba rychle uzavřít denní agendu.
Akce Workflow Umožňuje posunout vybrané požadavky nebo úkoly do dalšího kroku procesu najednou. Tím výrazně urychlíte zpracování a vyhnete se opakovanému otevírání jednotlivých položek. Akce je dostupná pouze tehdy, pokud jsou všechny vybrané položky ve stejném stavu a zároveň byla příslušná workflow akce povolená administrátorem.
Dostupnost akce Workflow
Akce Workflow je k dispozici pouze v přehledu Přiřazené. V ostatních pohledech – Aktivní, Všechny a Sledované – se tato možnost nezobrazuje.
Otevřít ve frontě
Plynulejší práce bez ztráty kontextu
Obdrželi jste větší množství faktur, které je potřeba rychle projít, zkontrolovat a schválit. Namísto ručního otevírání každé položky zvlášť a neustálého vracení se do hlavního přehledu jednoduše označte všechny relevantní požadavky a otevřete ve frontě. Každá položka se zobrazí jako samostatný krok v sekvenčním režimu, který umožňuje pohodlné zpracování jednoho požadavku za druhým. Tento způsob zvyšuje plynulost práce, eliminuje zbytečné klikání a pomáhá udržet pozornost na konkrétní úkol bez ztráty kontextu.
Tato funkce výrazně zvyšuje plynulost práce, umožňuje soustředit se pouze na relevantní požadavky, snižuje kognitivní zátěž při přepínání mezi úkoly a šetří čas při hromadném zpracování. Vybrané požadavky se otevřou na nové kartě prohlížeče v režimu, který umožňuje jejich postupné zpracování bez ztráty kontextu. V horní části je vidět, kolik položek ve frontě ještě zbývá. Jakmile je všechny zpracujete, buď jejich dokončením nebo zavřením, uzavře se celá fronta i nová záložka, ve které jste pracovali.
Změnit prioritu
Věnujte se nejdůležitějším úkolům jako první
Před vámi jsou desítky požadavků, ale ne všechny hoří stejně. Některé faktury mají blížící se splatnost, jiné jsou zatím jen ve fázi přípravy. Pomocí funkce Změnit prioritu rychle označíte klíčové požadavky jako vysokou prioritu – a to nejen pro sebe, ale i pro celý tým. V přehledu se tyto položky okamžitě zvýrazní červenou vlajkou a vy tak získáte přehled o tom, čemu se věnovat nejdřív. Díky tomu zamezíte přehlédnutí důležitých úkolů a práce vám půjde efektivněji od ruky.
Nastavte prioritu vybraným požadavkům z možností Neurčená, Nízká, Střední a Vysoká a získejte nad svými úkoly větší kontrolu. Po přiřazení priority se u každého řádku zobrazí barevná vlajka (šedá pro nízkou, oranžová pro střední, červená pro vysokou), která okamžitě upoutá pozornost.
Tato funkce vám pomůže rychle rozlišit důležité požadavky a zaměřit se na to, co skutečně potřebuje vaši pozornost. Díky vizuálnímu označení nemusíte složitě procházet detaily jednotlivých položek. Stačí jediný pohled a víte, čemu se věnovat jako první. Zlepší se tím celkový přehled v gridu a zároveň i týmová koordinace, protože je na první pohled jasné, co má prioritu. Práce se tak stává efektivnější a důležité věci vám už jen tak neuniknou.
Otevřít v nové záložce
Pracujte s více požadavky najednou
Potřebujete porovnat několik požadavků mezi sebou nebo zkontrolovat více formulářů zároveň – třeba při zpracování objednávek, které spolu souvisejí. Namísto neustálého otevírání a zavírání jednotlivých položek si je označte v přehledu a otevřete v nových záložkách. Každý požadavek se zobrazí samostatně, takže mezi nimi můžete snadno přepínat, porovnávat hodnoty a pracovat bez zbytečného zdržení. Tento způsob šetří čas, zachovává kontext a poskytuje větší kontrolu nad komplexními případy.
Tato akce otevře každou vybranou položku v samostatné záložce vašeho prohlížeče. Snadno mezi nimi přepínáte a zachováváte si kontext. Umožní vám tak pracovat s více požadavky současně, aniž byste museli opouštět hlavní přehled.
Vše zůstává přehledné a pod kontrolou, zejména pokud se potřebujete věnovat více požadavkům najednou. Funkce je dostupná ve většině běžných prohlížečů. Pokud se požadavky neotevřou v nových záložkách, zkontrolujte nastavení prohlížeče. Otevření odkazů do nových karet může být zakázané a je potřeba jej ručně povolit.
Export do Excelu
Získejte z vašich dat ještě víc
Potřebujete připravit měsíční přehled pro vedení, kombinovat data z více zdrojů nebo provést složitější výpočty, než umožňuje samotné Xeelo? Stačí exportovat požadavky do Excelu a otevře se vám prostor pro pokročilé zpracování – od kontingenčních tabulek, grafů a vlastních výpočtů až po napojení na další reportingové nástroje. Tento přístup je ideální všude tam, kde potřebujete nad daty větší analytickou kontrolu, než jakou nabízí vestavěné funkce v Xeelo.
Tato akce umožňuje exportovat data do souboru Excel. Administrátor definuje, která pole se v exportovaném souboru zobrazí, takže výstup přesně odpovídá tomu, co ve vaší organizaci potřebujete sledovat.
Export je možné použít jak pro celý grid, tak pouze pro označené řádky:
- Pro export pouze vybraných položek je nejprve označte pomocí zaškrtávacích políček a vyberte akci exportu v panelu nástrojů.
- Pro export všech záznamů nechte všechny požadavky nezaškrtnuté a použijte nabídku pod tlačítkem se třemi tečkami vedle Vytvořit a vyberte akci Export do Excelu.
Sumarizovat
Klíčové součty na pár kliknutí
Připravujete měsíční souhrn objednávek nebo potřebujete rychle zjistit celkovou hodnotu nákladů k danému projektu? Pomocí funkce Sumarizovat si během několika vteřin zobrazíte součet důležitých čísel (částky, počty, kusy nebo objemy) přímo v přehledu. Bez exportu, bez zdlouhavého ručního sčítání, bez ztráty času.
Funkce Sumarizovat umožňuje zobrazit součty vybraných číselných polí z požadavků jako například celkovou částku objednávek, počet položek nebo součet plateb. Zobrazená pole určuje administrátor – zobrazí se tedy jen ta, která jsou pro vaši organizaci relevantní. Tato funkce poskytuje rychlý a přehledný pohled na klíčová data bez nutnosti exportu či otevírání jednotlivých záznamů. Díky tomu snadno odhalíte hodnoty, které by jinak vyžadovaly zdlouhavé ruční sčítání
Akci Sumarizovat je možné vyvolat jak pro celý grid, tak pouze pro označené řádky.
- Pro zobrazení součtů pouze u vybraných požadavků je nejprve označte pomocí zaškrtávacích políček a spusťte akci v dolním panelu nástrojů.
- Pokud chcete zobrazit součty pro všechny záznamy v gridu, nechte všechny požadavky nezaškrtnuté a spusťte akci pomocí nabídky pod tlačítkem se třemi tečkami vedle tlačítka Vytvořit.
Nabídka akcí v dolním panelu nástrojů je shodná s tou, kterou najdete pod tlačítkem se třemi tečkami v pravém horním rohu vedle tlačítka Vytvořit a to za předpokladu, že je vybraný alespoň jeden požadavek. Můžete si tak vybrat, zda chcete akce provádět přímo z dolního panelu, nebo využít horní nabídku – obě možnosti vedou ke stejným funkcím, jako je například posun ve workflow, změna priority nebo export dat.
Pokud není vybrán žádný požadavek, horní nabídka se automaticky zúží pouze na akce použitelné pro celý grid – konkrétně Export do Excelu a Sumarizovat.