Pasek narzędzi
Pasek narzędzi umożliwia szybkie i wygodne przetwarzanie wielu zgłoszeń jednocześnie. Zamiast otwierać każde zgłoszenie osobno, wystarczy zaznaczyć wybrane rekordy i skorzystać z dostępnych akcji bezpośrednio z panelu.
Za pomocą paska narzędzi możesz między innymi przesuwać zgłoszenia między etapami procesu, zmieniać ich priorytety oraz eksportować dane do programu Excel. Wszystkie najważniejsze operacje wykonasz w jednym miejscu, w zaledwie kilka kliknięć.
Dzięki temu codzienna praca staje się szybsza i bardziej efektywna, a zarządzanie zgłoszeniami jest prostsze i wymaga mniej czynności.
Panel pojawia się automatycznie po zaznaczeniu jednego lub kilku zgłoszeń za pomocą pól wyboru znajdujących się po lewej stronie tabeli. Wyświetlane w nim akcje zależą od Twoich uprawnień oraz aktualnego statusu wybranych zgłoszeń.
Dostępne akcje
Przepływ pracy
Szybkie zamknięcie dnia
Pod koniec dnia możesz jednym działaniem przekazać do zatwierdzenia wszystkie nowo otrzymane zamówienia. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie zgłoszenia i skorzystać z akcji zbiorczej, aby przenieść je do kolejnego etapu procesu.
Dzięki temu nie musisz otwierać każdego zamówienia osobno ani przełączać się między rekordami. Wszystkie wybrane rekordy zostaną zaktualizowane w ciągu kilku sekund, co pozwala szybciej zakończyć codzienne zadania.
Akcja Przepływ pracy umożliwia jednoczesne przeniesienie kilku wybranych zgłoszeń lub zadań do kolejnego etapu procesu. Dzięki temu możesz szybciej przetwarzać wiele pozycji jednocześnie, bez konieczności otwierania każdego rekordu osobno.
Akcja jest dostępna tylko wtedy, gdy wszystkie zaznaczone rekordy znajdują się na tym samym etapie oraz gdy przejście do kolejnego etapu zostało skonfigurowane i udostępnione przez administratora.
Dostępność akcji Przepływ pracy
Akcja Przepływ pracy jest dostępna wyłącznie w widoku Przydzielone. W widokach Aktywne, Wszystkie oraz Obserwowane opcja ta nie jest wyświetlana.
Otwórz w kolejce
Pracuj płynnie bez utraty kontekstu
Jeśli masz do przejrzenia i zatwierdzenia wiele faktur lub innych zgłoszeń, możesz otworzyć je w kolejce. Zamiast wracać do listy po każdym zakończonym zadaniu, zaznacz odpowiednie zgłoszenia i wybierz tę akcję. Każde zgłoszenie zostanie otwarte kolejno w trybie sekwencyjnym, dzięki czemu możesz wygodnie przechodzić od jednej pozycji do następnej. Takie rozwiązanie usprawnia pracę, pozwala zachować kontekst i ogranicza liczbę zbędnych kliknięć.
Funkcja Otwórz w kolejce ułatwia przetwarzanie wielu zgłoszeń bez konieczności ciągłego wracania do głównej listy. Dzięki sekwencyjnemu wyświetlaniu kolejnych pozycji możesz skupić się na bieżącym zadaniu, ograniczyć liczbę przełączeń między ekranami i sprawniej realizować powtarzalne czynności. Wybrane zgłoszenia otwierają się w nowej karcie przeglądarki w trybie kolejki, który prowadzi przez każdą pozycję po kolei. Pasek postępu wyświetlany u góry ekranu informuje o liczbie pozostałych zgłoszeń. Po przetworzeniu lub zamknięciu wszystkich pozycji kolejka zostaje zakończona, a karta przeglądarki zamyka się automatycznie.
Zmień priorytet
Zajmij się najważniejszymi zadaniami w pierwszej kolejności
Nie wszystkie zgłoszenia wymagają takiej samej uwagi. Jeśli część z nich wymaga szybszej realizacji, możesz zmienić ich priorytet, aby wyróżnić je na liście i ułatwić sobie planowanie pracy. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie zgłoszenia i skorzystać z akcji Zmień priorytet. Zgłoszenia oznaczone wysokim priorytetem są wyróżnione czerwoną flagą, dzięki czemu są lepiej widoczne zarówno dla Ciebie, jak i dla innych członków zespołu. Pozwala to szybciej identyfikować najważniejsze zadania i zmniejsza ryzyko pominięcia pilnych spraw.
Akcja Zmień priorytet umożliwia przypisanie do wybranych zgłoszeń jednego z trzech poziomów priorytetu: Niski, Średni lub Wysoki. Każdy poziom jest oznaczony kolorową flagą widoczną na liście zgłoszeń: szarą dla niskiego, pomarańczową dla średniego oraz czerwoną dla wysokiego priorytetu.
Dzięki oznaczeniom priorytetów możesz szybko rozpoznać najważniejsze zgłoszenia bez konieczności otwierania każdego rekordu. Ułatwia to planowanie pracy, pomaga zachować właściwą kolejność realizacji zadań oraz wspiera spójne ustalanie priorytetów w zespole.
Otwórz w nowej karcie
Pracuj z wieloma zgłoszeniami jednocześnie
Jeśli chcesz porównać kilka zgłoszeń lub pracować z wieloma formularzami równocześnie, możesz otworzyć je w osobnych kartach przeglądarki. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie zgłoszenia na liście i wybrać akcję Otwórz w nowej karcie. Każde zgłoszenie zostanie otwarte w oddzielnej karcie, co ułatwia przełączanie się między nimi, porównywanie danych oraz równoległą pracę nad wieloma sprawami. Dzięki temu możesz sprawniej realizować złożone zadania bez konieczności ciągłego wracania do głównej listy zgłoszeń.
Akcja Otwórz w nowej karcie otwiera każde zaznaczone zgłoszenie w osobnej karcie przeglądarki. Dzięki temu możesz wygodnie przełączać się między zgłoszeniami, porównywać ich zawartość i pracować nad kilkoma sprawami jednocześnie, bez utraty kontekstu. Jeśli nowe karty nie zostaną otwarte, sprawdź ustawienia przeglądarki. Blokowanie wyskakujących okienek może uniemożliwiać otwieranie nowych kart i wymagać dodania wyjątku dla aplikacji.
Eksport do Excela
Poszerz możliwości analizy danych
Jeśli potrzebujesz przeprowadzić dodatkową analizę, przygotować raport lub połączyć dane z różnych źródeł, możesz wyeksportować listę zgłoszeń do programu Excel. Wyeksportowany plik pozwala na dalszą pracę z danymi — możesz korzystać z tabel przestawnych, wykresów, formuł oraz integrować dane z zewnętrznymi narzędziami raportowania. Dzięki temu zyskujesz większą elastyczność w analizie informacji, szczególnie w sytuacjach, gdy potrzebujesz bardziej zaawansowanych możliwości niż te dostępne bezpośrednio w systemie.
Akcja Eksport do Excela umożliwia eksport wybranych danych do pliku Excel. Zakres eksportowanych informacji jest określany przez administratora, który definiuje dostępne pola, aby plik zawierał dane zgodne z wymaganiami organizacji. Dane z listy zgłoszeń możesz eksportować na dwa sposoby:
Eksport wybranych rekordów
- Zaznacz wybrane rekordy za pomocą pól wyboru znajdujących się po lewej stronie listy.
- Kliknij akcję Eksport do Excela na pasku narzędzi u dołu strony.
Eksport wszystkich rekordów
- Pozostaw wszystkie pola wyboru niezaznaczone.
- Otwórz menu pod przyciskiem z trzema kropkami obok opcji Utwórz.
- Wybierz Eksport do Excela z dostępnej listy.
Dzięki tej możliwości możesz zdecydować, czy pobrać tylko potrzebne zgłoszenia, czy wyeksportować cały zestaw danych bez ręcznego zaznaczania każdej pozycji.
Podsumuj
Kluczowe wartości w kilka sekund
Akcja Podsumuj pozwala szybko sprawdzić łączne wartości wybranych danych bezpośrednio na liście zgłoszeń. Jest przydatna, gdy chcesz przygotować zestawienie zamówień, sprawdzić koszty projektu lub przeanalizować inne kluczowe wartości. Dzięki tej funkcji możesz uzyskać sumy takich danych jak kwoty, ilości czy wolumeny — bez konieczności eksportowania danych do Excela i ręcznego wykonywania obliczeń.
Funkcja Podsumuj umożliwia szybkie wyświetlenie sum wartości z wybranych pól numerycznych, takich jak łączna kwota zamówień, liczba pozycji czy suma płatności. Dostępne pola zależą od konfiguracji organizacji i są określane przez administratora. Dzięki tej funkcji możesz uzyskać natychmiastowy wgląd w kluczowe dane bez konieczności eksportowania informacji do zewnętrznych narzędzi lub otwierania poszczególnych zgłoszeń.
Możesz podsumować:
Wybrane zgłoszenia
- Zaznacz odpowiednie rekordy za pomocą pól wyboru po lewej stronie listy.
- Uruchom akcję Podsumuj z dolnego paska narzędzi.
Wszystkie rekordy na liście
- Pozostaw wszystkie pola wyboru niezaznaczone.
- Otwórz menu pod przyciskiem z trzema kropkami obok opcji Utwórz.
- Wybierz Podsumuj z dostępnej listy.
Funkcja Podsumuj pozwala szybko analizować wartości, które wcześniej wymagałyby ręcznych obliczeń. Sprawdza się szczególnie podczas miesięcznych przeglądów, monitorowania budżetu oraz bieżącej kontroli danych.
Akcje dostępne na dolnym pasku narzędzi odpowiadają akcjom znajdującym się w menu pod przyciskiem z trzema kropkami w prawym górnym rogu — pod warunkiem, że zaznaczono co najmniej jedno zgłoszenie.
Możesz korzystać z dowolnego z tych miejsc, aby uruchamiać dostępne funkcje, takie jak Przepływ pracy, Zmień priorytet, Eksport do Excela i inne akcje zbiorcze.
Jeśli nie zaznaczono żadnych zgłoszeń, górne menu wyświetla wyłącznie akcje dostępne dla całej listy, takie jak Eksport do Excela i Podsumuj.